用人单位的规章制度是用人单位保障劳动者权利、行使自主经营管理权的体现，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定，用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。可见，规章制度对用人单位的经营和管理有至关重要的作用，那么怎样才能让规章制度行之有效呢？
一、规章制度的制定程序
根据前述解释第十九条的规定，程序方面包括通过民主程序制定和向劳动者公示两个方面。
履行民主程序可以通过以下方式：
召开全体职工或职工代表会议，就规章制度草案内容征求劳动者意见，并制作会议记录或签到表等；经过各部门讨论、收集意见，可以让劳动者填写意见表，汇总收集后对草案进行修改，通过全体职工或职工代表会议表决通过。注意保留制定过程中的书面文件，包括会议记录、签到表、表决表等。
公示告知可以通过以下方式进行：
（1）通过开会的方式组织全体员工对规章制度的内容进行学习，由参会员工签到，可对会议现场进行拍照留存，保留会议纪要和签到表；
（2）将规章制度作为劳动合同的附件，劳动者在签署劳动合同时签署已知悉公司规章制度，并严格遵守；
（3）向劳动者发放规章制度文本，并由劳动者签字确认已领取。
公示告知需注意针对性，有些用人单位采用公告栏的方式公示，此种方式对于用人单位来讲举证责任较大，需要对员工阅读公告栏内容的现场进行拍照或录像留存。并且，该种方式无法确保每一位员工都知晓规章制度的内容，如果发生争议，劳动者可主张其不知道公示的内容，而用人单位可能会因为没有充分告知或未完全履行告知义务而承担不利后果。
现在很多用人单位都采用网上办公系统办公（OA系统），如果通过OA系统公示规章制度，同样会存在缺乏针对性的问题。OA系统存在数据被删除、篡改的风险，仅有电子证据不能单独作为定案的依据。并且，很多用人单位在员工离职后会关闭OA系统，其中的数据也无法找回，给用人单位在举证方面造成困难。这种情况下，用人单位可以采用OA系统限时签名确认的方式，及时提醒没有签字的员工，或者采用线上考试的方式，并让员工在考试名册的文件上签字确认，目的是确保每个员工都知晓并点击过OA系统中的规章制度。
综上，在履行民主程序和公示程序的过程中，签署书面文件是最直接和有效的方式。采用OA系统的用人单位，不建议由OA系统代替所有纸质文件，尤其在下发重要文件、通知时，以及可能出现争议或纠纷的情况下，应注意让员工签署的纸质文件并留存。
二、规章制度的内容
规章制度的内容要具备合法性与合理性，同时更要注意可操作性，缺乏可操作性的规章制度，在使用时可能会变成废纸一张。
根据前述司法解释第十九条的规定，规章制度不得违反国家法律、行政法规及政策规定。例如，有些公司的规章制度中规定可以延长劳动者的试用期，这就有二次约定试用期的风险，或者规定在试用期不给劳动者缴纳社保，转正之后再缴纳，也是不符合法律规定的。
合理性是规章制度具有可操作性的一个方面，一些过于苛刻的规定在实践中可能会因为不具有合理性而无法适用。例如，用人单位在劳动者严重违反规章制度的情况下有单方解除劳动合同的权利，但如果把迟到一次或上班时间打瞌睡被发现一次作为严重违反规章制度的情形，可能会缺乏合理性。这就要求用人单位要注意区分一般违纪和严重违纪。
可操作性的另一方面是指规章制度的内容应当明确具体，何种情形下会有何种违纪后果，可以用次数或列举的方式加以说明，尽量避免使用倡导性的语言。例如，某公司规章制度规定，员工之间要相互尊重，和谐共处，该表述过于笼统，属于倡导性的规定，未指明何种行为是违反该规定的，亦未规定违反该准则的具体处理方式，在适用时会存在困难。
规章制度是用人单位行使经营权和管理权的重要依据，制定过程中需要注意履行民主程序和向劳动者公示。内容方面，应当注意区分违纪的程度，设置不同的处罚，从而保证规章制度内容的合理性。语言表述方面，应当明确、具体，使劳动者能够预测行为后果，明确知道何种行为对应何种处罚，从而约束自身行为。如此，规章制度才能作为用人单位经营管理的依据。
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文/北京岳成律师事务所上海分所 张艺颖 律师
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